핸들포유 B2B 사이트 사용법 — 총무팀이 쓰는 화면은 5개면 충분합니다

💡 요약 답변

핸들포유 법인 고객은 B2B 마이페이지에서 정산 업무를 처리합니다. 총무팀이 실제로 쓰는 화면은 다섯 개입니다 — 법인정보와 이용 현황이 한눈에 보이는 마이페이지, 임직원별 운행 기록을 조회·엑셀 다운로드하는 실시간 이용내역, 매달 정산 금액을 확인하고 승인하는 월별 정산내역서 관리, 발행된 계산서를 조회·재발송하는 세금계산서 관리, 그리고 문의 이력이 남는 법인 묻고 답하기입니다. 여기에 계약담당자 계정에는 임직원을 등록하는 법인 회원등록, 계산서 수신자를 지정하는 법인 담당자 변경 같은 세팅용 메뉴가 추가로 제공됩니다. 매달 반복되는 일은 사실상 하나입니다 — 정산일 일주일 전에 공개되는 정산내역서를 확인하고 "계산서 발행 요청" 버튼을 누르는 것. 3일 안에 확인하지 않아도 자동 승인되어 발행 절차가 진행되므로, 정산 때문에 업체에 전화할 일이 없는 구조입니다.

📋 목차

① 첫 화면 읽는 법 — 마이페이지와 메뉴 지도
② 실시간 이용내역 — 누가 언제 탔는지, 엑셀로 받기
③ 월별 정산내역서 — 한 달 정산이 클릭 한 번으로 끝나는 구조
④ 세금계산서 관리 — 조회하고, 메일로 재발송받기
⑤ 계약담당자 메뉴 — 세팅할 때 쓰는 화면 3가지
⑥ 총무팀 활용 팁 3가지
⑦ 자주 묻는 질문

① 첫 화면 읽는 법 — 마이페이지와 메뉴 지도

법인 담당자 계정으로 로그인하면 마이페이지가 열립니다. 상단 법인정보에 법인명·부서명·등록 고객수·당월 이용횟수가 바로 표시되므로, 이번 달 우리 회사가 몇 건을 이용했는지는 로그인 직후 확인됩니다.

▲ 마이페이지 첫 화면 — 법인정보와 메뉴 (데모 화면)

우측 메뉴에서 법인 담당자가 쓰는 항목은 네 개입니다.

· 실시간 이용내역 — 운행 건별 기록 조회
· 월별 정산내역서 관리 — 매달 정산 확인·승인 (가장 중요)
· 세금계산서 관리 — 발행된 계산서 조회·재발송
· 법인 묻고 답하기 — 담당자 문의 채널

법인 담당자 계정은 계약담당자와 정산담당자로 나뉩니다. 위 네 개는 두 담당자가 공통으로 쓰는 메뉴이고, 계약담당자 계정에는 법인 정보수정·법인 회원등록·법인 담당자 변경 세 개가 추가로 보입니다(⑤에서 설명).

나머지 (개인) 메뉴는 임직원 개인 계정용입니다. 임직원 개인 로그인은 별도로 신청한 임직원에 한해 제공되며, 임직원은 자신의 이용내역 확인, 지정기사 등록 같은 개인 기능만 쓰고, 법인 전체의 정산·계산서는 담당자 계정에서만 다룹니다. 총무 담당자와 임직원의 화면이 분리되어 있다는 뜻입니다.

② 실시간 이용내역 — 누가 언제 탔는지, 엑셀로 받기

▲ 실시간 이용내역 — 부서·기간 검색과 엑셀 다운로드 (데모 화면)

부서와 운행일자 기간을 지정해 검색하면 운행 건별로 운행코드·일자·이용자·출발지와 도착지·결제 방식(후불)·운행요금·상태가 표시됩니다. 회식 다음 날 "어제 몇 건 이용했지?"를 확인하거나, 특정 임직원의 이용 기록을 찾을 때 쓰는 화면입니다. 엑셀 다운로드 버튼으로 검색 결과를 그대로 내려받을 수 있어, 내부 보고 자료를 따로 만들 필요가 없습니다.

이 화면에서 알아둘 것 세 가지가 안내문에 적혀 있습니다.

· 검색 가능 기간은 법인 가입 시 요청한 기간 내입니다
· 이용내역은 법인 정산 과정에서 수정될 수 있어 실제 정산 금액과 다를 수 있습니다 — 취소 건 처리, 요금 조정 등이 반영되기 전이기 때문입니다
· 확정된 월별 금액은 다음에 볼 월별 정산내역서가 기준입니다

즉 실시간 이용내역은 "지금 무슨 일이 있었는지" 보는 화면이고, 돈이 걸린 확정 숫자는 정산내역서에서 봅니다.

③ 월별 정산내역서 — 한 달 정산이 클릭 한 번으로 끝나는 구조

▲ 월별 정산내역서 관리 — 매달 총무팀이 실제로 쓰는 화면 (데모 화면)

총무팀이 매달 실제로 하는 일은 이 화면에 있습니다. 흐름은 이렇습니다.

1. 정산일 일주일 전, 정산내역서가 올라옵니다 — 그 달 이용분이 집계된 내역서가 목록에 "신규" 상태로 등록됩니다. 목록을 클릭하면 운행 건별 상세 내역(기본요금·경유·대기·기타요금·VAT·청구액)을 확인할 수 있고, 이 역시 엑셀로 내려받을 수 있습니다.

2. 내용이 맞으면 "확인" 버튼을 누릅니다 — 확인 창이 뜨고, "계산서 발행 요청을 합니다"를 누르면 그 달 정산이 승인되면서 세금계산서 발행 절차가 시작됩니다.

▲ 확인 버튼을 누르면 뜨는 창 — 이 클릭 한 번이 한 달 정산의 전부입니다 (데모 화면)

3. 바쁘면 안 눌러도 됩니다 — 정산내역 등록 후 3일 이내에 확인하지 않으면 자동 승인 처리됩니다. 담당자가 휴가 중이어도 정산이 멈추지 않는 구조입니다. 다만 이미 승인된 내역에 이의가 있으면 핸들포유 담당자에게 문의해야 하므로, 내역 확인은 승인 전에 하는 것이 원칙입니다.

⚠️ 한 가지 꼭 기억할 것
화면에 빨간 글씨로 안내되어 있듯 이용내역서는 최근 3개월까지만 보관되고 이후 자동 삭제됩니다. 개인정보를 지키기 위한 정책이므로, 결산·감사를 대비해 매달 승인할 때 엑셀 다운로드로 그 달 내역서를 함께 보관하는 습관을 권합니다.

④ 세금계산서 관리 — 조회하고, 메일로 재발송받기

▲ 세금계산서 관리 — 조회와 메일 재발송 (데모 화면)

정산이 승인되면 세금계산서가 발행되고, 법인 담당자 변경 메뉴에서 지정한 담당자의 이메일로 발송됩니다. 이 화면에서는 발행일자·공급가액·VAT·총요금·수신 담당자 메일을 확인할 수 있습니다.

실무에서 가장 유용한 기능은 재발송입니다. 회계 담당자가 바뀌었거나 메일을 못 찾을 때, 재발송 버튼을 누르고 받을 메일 주소를 입력하면 그 주소로 다시 발송됩니다. "계산서 다시 보내주세요"라고 전화할 필요가 없습니다. 부서별 분리 발행을 쓰는 회사라면 부서 필터로 부서별 계산서를 각각 조회할 수 있습니다.

⑤ 계약담당자 메뉴 — 세팅할 때 쓰는 화면 3가지

지금까지 본 화면이 매달 돌아가는 정산 루틴이라면, 계약담당자 계정에 추가로 보이는 세 개의 메뉴는 도입 초기 세팅이나 인사이동처럼 변경이 있을 때만 쓰는 화면입니다.

▲ 법인 회원등록 — 임직원 이용자를 등록·관리하는 화면 (데모 화면)

법인 회원등록 — 임직원(이용자)을 등록·관리하는 화면입니다. 등록된 이용자의 아이디·직책·전화번호·등록일·마지막 이용일을 부서와 기간으로 검색할 수 있습니다. 신규 등록 시 기본 부서로 등록되며, 부서 설정·변경은 핸들포유 담당자에게 요청하면 됩니다. 핸들포유 S(스탠다드) 상품을 이용하는 법인은 고객정보 등록·수정을 콜센터로 연락하면 처리됩니다.

▲ 법인 담당자 변경 — 세금계산서 수신 담당자를 여기서 지정합니다 (데모 화면)

법인 담당자 변경 — 계약담당·정산담당 등 부서별 담당자를 지정하는 화면입니다. 세금계산서는 발행 시 여기 지정된 담당자의 이메일로 발송되므로, 인사이동으로 담당자가 바뀌면 이 화면에서 변경하고 핸들포유 담당자에게도 통보하면 됩니다.

법인 정보수정 — 대표자·업태·업종·사업장 주소 같은 법인 정보를 수정하는 화면입니다. 다만 갱신·세금계산서와 관련된 항목은 직접 수정할 수 없고 핸들포유 담당자를 통해 처리됩니다. 계산서에 기재되는 정보가 임의로 바뀌는 것을 막는 구조입니다.

⑥ 총무팀 활용 팁 3가지

팁 1. 월간 루틴은 두 번이면 됩니다 — 정산일 일주일 전쯤 정산내역서 확인·승인(클릭 한 번), 계산서 수취 후 이용내역 엑셀 백업(클릭 한 번). 나머지는 자동으로 돌아갑니다.

팁 2. 부서 필터를 기준으로 잡으세요 — 임직원을 부서 구분으로 등록해 두면 이용내역·정산내역서·세금계산서가 모두 부서 단위로 조회되고, 부서별 계산서 분리 발행과도 연결됩니다. 부서 설정·변경은 핸들포유 담당자에게 요청하면 되며, 부서 예산 배부가 필요한 회사의 핵심 세팅입니다.

팁 3. 문의는 묻고 답하기에 남기세요 — 이의 제기나 확인 요청을 법인 묻고 답하기에 남기면 기록이 남아, 담당자가 바뀌어도 이력이 유지됩니다.

⑦ 자주 묻는 질문

Q1B2B 사이트 계정은 어떻게 만드나요?

법인계약을 체결하면 핸들포유 법인사업부에서 가입을 처리하며, 법인 담당자 계정(계약담당자·정산담당자)과 관리자 페이지 이용 안내를 받습니다. 임직원은 계약담당자가 법인 회원등록 화면에서 등록하는 방식이라 임직원이 개별로 가입 절차를 밟을 필요가 없습니다. 임직원 개인 로그인은 별도로 신청한 경우에 한해 제공됩니다.

Q2정산내역서 승인을 깜빡하면 어떻게 되나요?

등록 후 3일 이내에 확인하지 않으면 자동 승인 처리되어 계산서 발행 절차가 정상 진행됩니다. 정산이 멈추지는 않지만, 이의가 있는 경우 승인 전에 확인하는 것이 원칙이므로 정산일 전 알림을 캘린더에 등록해 두시길 권합니다.

Q3실시간 이용내역 금액과 정산 금액이 왜 다른가요?

실시간 이용내역은 정산 과정의 수정(취소 처리, 요금 조정 등)이 반영되기 전 기록입니다. 확정 금액은 월별 정산내역서가 기준입니다.

Q4지난 분기 이용내역이 필요한데 조회가 안 됩니다.

이용내역서는 개인정보 보호를 위해 최근 3개월까지만 보관되고 이후 자동 삭제됩니다. 그래서 매달 정산 승인 시 엑셀로 내려받아 보관하는 것이 안전합니다. 계산서와 그 달 내역서를 세트로 보관하세요.

Q5부서별로 이용내역과 계산서를 나눠 볼 수 있나요?

가능합니다. 임직원 등록 시 부서를 구분해 두면 이용내역·정산내역서·세금계산서 모두 부서 필터로 조회되고, 세금계산서도 부서별로 분리 발행됩니다.

Q6세금계산서를 못 받았다는 회계팀 문의가 왔습니다.

세금계산서 관리 화면에서 해당 월 계산서를 확인하고 재발송 버튼으로 회계 담당자 메일 주소를 입력하면 즉시 재발송됩니다. 담당자가 아예 바뀐 경우에는 계약담당자 계정의 법인 담당자 변경 화면에서 수신 담당자를 변경하면 이후 발행분부터 새 담당자 이메일로 발송됩니다.

📌 핵심 요약

• 총무팀이 쓰는 화면은 5개: 마이페이지 · 실시간 이용내역 · 월별 정산내역서 · 세금계산서 관리 · 법인 묻고 답하기
• 매달 하는 일은 사실상 하나 — 정산일 일주일 전 내역 확인 후 "계산서 발행 요청" 클릭
• 3일 내 미확인 시 자동 승인 — 담당자 부재에도 정산은 멈추지 않는다
• 실시간 이용내역은 참고용, 확정 금액은 월별 정산내역서 기준
• 이용내역서는 3개월 보관 후 자동 삭제 — 매달 엑셀 백업 습관 (개인정보 보호 정책)
• 세금계산서는 화면에서 조회·메일 재발송 — "다시 보내달라" 전화 불필요
• 계약담당자 계정에는 세팅용 화면 3개 — 법인 회원등록(임직원 등록) · 법인 담당자 변경(계산서 수신자 지정) · 법인 정보수정
• 부서 구분 등록이 핵심 세팅 — 조회·정산·계산서 분리 발행이 모두 부서 단위로

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